Mehr Fokus, Klarheit & Zeit durch Ordnung auf deinem Schreibtisch

Mehr Fokus, Klarheit & Zeit durch Ordnung auf deinem Schreibtisch

Mehr Fokus, Klarheit & Zeit durch Ordnung auf deinem Schreibtisch.
Zuhause & im Büro

Wie du dein Home-Office Zuhause bzw. dein Büro in Ordnung bringst – für mehr Konzentration, Klarheit und Zeit für die wesentlichen Dinge in deinem Business und Leben.

Wozu brauchst du überhaupt Ordnung auf deinem Schreibtisch?

Für eine bessere Konzentration. Du findest alles auf einen Blick. Du hast immer die Übersicht. Alles ist griffbereit. Es spart dir jede Menge Zeit und Nerven.


Bist du eine Hochstaplerin?

Werbepost, Kataloge, Zeitschriften, Wurfsendungen, alles liegt auf der Flurkonsole, Küchen- oder Esstisch?

Und da liegt es dann, liegt es, liegt es und die Stapel und Häufchen werde immer höher, weil du es ja mal irgendwann noch lesen, ablegen oder bearbeiten willst. Was du dann doch nie tust.

Das Gleiche im Büro / Home-Office

Du druckst ständig Sachen aus, die du irgendwann noch lesen willst, deine Notizzettel stapeln sich neben den unzähligen Kaffeetassen und leeren Kekspackungen.

Was machen ordentliche Menschen hier anders?

Auf einem Vision Quest bekam ich vor über 25 Jahren den Satz geschenkt:

„Tu es gleich, dann ist es leicht.“

Oder um es mit einem schönen deutschen Sprichwort zu sagen:

„Was du heute kannst besorgen, verschiebe keinesfalls auf morgen.“

Was kannst du also tun?

  • Erledige die Dinge sofort.
  • Mach dir die „Ein-Handgriff“ oder „30-Sekunden“ Regel zunutze.
  • Alles, was du mit einem Handgriff oder innerhalb von 30 Sekunden erledigen kannst, erledige umgehend.
  • Die ganze Papierflut, die ins Haus kommt, kann mit einem „Keine Werbung“ Schild am Briefkasten unterbunden werden.
  • Kataloge und Zeitschriften, die du sowieso nie liest etc. kannst du abbestellen.

Ich bekomme maximal 1 bis 2 Briefe die Woche. Manchmal wochenlang keine, weil ich alles abbestellt habe bzw. digital erhalte.

Bitte mit einer Outlook Regel direkt in ein Postfach einsortieren lassen und einmal die Woche alles löschen bzw. dort abmelden, was dir nicht wirklich Mehrwert bietet.

Das spart enorm Zeit!

Wusstest du das 30 % deiner wertvollen (Arbeits-)Zeit in einem unprofessionell organisierten Büro vergeudest?
Das sind mehr als 70 Tage pro Jahr!

Anleitung zum Aufräumen:

Das brauchst du:
Bereite 4 Wäschekörbe, Boxen oder ähnliches vor.
Setzte dir ein realistisches Zeit-Limit.

ACHTUNG:

Aus Erfahrung kann ich dir sagen, dass Papier aussortieren meist komplett unterschätzt wird. Rechne mindesten mit der doppelten bis dreifachen Zeit, von der du denkst, dass du so lange benötigst. Frustrierend? Denn überlege bitte mal, wie lange du die Papiere schon stapelst. Wenn du jeden Tag 15 Min. oder mind. ein Mal die Woche 30 bis 60 Minuten Zeit dafür einsetzt und dich zukünftig an deine regelmäßige Routine hältst, hast du deine Papierstapel bald abgearbeitet.

Erstelle diese 5 Sortierstationen:

1. Altpapier
Schmeiß hier alles rein, was du nicht mehr benötigst:
Alte Notizen, Blöcke, Terminkalender von Anno tuck, Kataloge, Prospekte, Werbung, Visitenkarten, Flyer. Also alles, was unbedenklich ins Altpapier kann (bitte Nichts, wo Persönliches/Daten draufstehen).

2. Daten
Hier kommt alles rein, was du an Papieren bereits abgearbeitet hast und nicht mehr aufbewahren musst, aber persönliche Daten beinhaltet. Bitte schreddere dies und gebe es nur in den Hausmüll, wenn dieser in die Müllverbrennung geht.
Du kannst das Papier auch schwärzen oder in der Badewanne mit etwas Spüli einweichen, dann zusammenknüllen und im Hausmüll entsorgen, damit es nicht mehr lesbar ist.

3. Müll
Hier kannst du abgerubbelte Radiergummis, Stifte, die nur noch rumschmieren, das 3. Lineal, alle kaputten Kugelschreiber, den klemmenden Locher, die Druckerpatronen (bitte in den Sondermüll/Wertstoff-Hof), wofür es seit Jahren keinen Drucker mehr gibt und weiteres, dir nicht mehr nützliches, Büromaterial reinwerfen.

TIPP
Schau dich um, was du an Karten, aufmunternden Sprüchen und Deko rumstehen, angeklebt oder rumliegen hast.
Guckst du da überhaupt noch drauf? Motiviert oder stärkt dich das? Nein? Dann weg damit.

4. Ablage/Weiterleiten
Hier sammelst du alle Papiere, die du a) nur noch ablegen oder an andere b) andere Familienmitglieder oder anderweitig weiterleiten musst.

Richte dir dazu eine Posteingangs- oder s.g. Kommandozentrale ein:

Entweder bei dir im Home-Office, im Flur oder Küche für die ganze Familie, wenn ihr mehrere Familienmitglieder oder Bewohner seid und viel Post erhaltet.
Ideen dazu gibt es Seitenweise auf Pinterest. NEIN, jetzt nicht 😉 Erst mal bitte weiterlesen. Das schwedische Möbelhaus (wenn du es magst) hat ganz schlichte Systeme.

Stelle ansonsten nur einen einzigen Korb für deinen Posteingang auf. Ja, richtig. Nur einen. Probiere es aus!

Hier kommt deine Eingangs-Post rein. Ohne die Umschläge (diese bitte direkt ins Altpapier) und ohne Werbepost. Abhilfe schafft ein Schild an deiner Klingel: Bitte keine Werbung!

Sammle Papier nur an einem einzigen Ort!
Leite Papiere und Schreiben, die nicht für dich bestimmt, sofort weiter bzw. lege sie in die Fächer der Kommandozentrale.

5. Erledigen
Hier kommt alles hin, was du noch abarbeiten bzw. erledigen musst. Z.B. Rechnungen bezahlen, Schreiben beantworten, was bestellen, abheften, Termine notieren etc. Alles, was du innerhalb von 2 bis 3 Minuten erledigen kannst, erledige es auch sofort.

Los geht’s !

  1. Räume deinen Schreibtisch inkl. Schubladen total leer.
    Sortiere bereits während des Abräumens in die oben genannten 5 entsprechenden Kategorien.
  2. Wenn alles befreit ist, wische alles sauber, staube alles ab.
  3. Entsorge das Altpapier und Müll sofort.
  4. Räume deine Schubladen / Schränke / Rollcontainer wieder ein.
    Sorge dafür, dass dort alles an Büromaterial vorhanden ist, welches du täglich nutzt und du nicht für eine Schere die ganze Wohnung absuchen musst.
  5. Platziere wieder alles, was auf den Schreibtisch muss, weil du es dort aktuell nutzt.
    Sonst lege es in die Schublade oder Schrank.
  6. Reduziere die Inhalte deiner Ordner. Radikal aufs Wesentliche:
  • Anschreiben, wo keine Informationen enthalten sind
  • Rechnungen wo die Garantie abgelaufen ist
  • oder die du nicht bei der Steuer einreichen kannst
  • Versicherungen, die gekündigt und nichts mehr offen ist
  • alte Kassenzettel
  • Bedienungsanleitungen von Geräten, die du nicht mehr besitzt
  • 20 Jahre alte Steuerunterlagen
  • über 3 Jahre alte Kontoauszüge (privat)
  • über 5 Jahre alte Handwerkerrechungen
  • alte Flyer
  • Visitenkarten
  • Menü-Bestellkarten
  • alte Zeitschriften
  • Kataloge in die du nie wieder reinschaust
  • Workshopunterlagen, die du nie wieder anschauen wirst
  • usw.

Viele Aufbewahrungsfristen findest du z.B. unter:

Aufbewahrungsfristen 2021 – REISSWOLF
Einfach den Begriff in die Suchmaschine eingeben. Das ist ein PDF zum Download.

Zum Abschluss:

Hefte nun alle übrig gebliebenen Papiere und Dokumente in deine Ordner oder Mappen (je nachdem welches System du nutzt) ab, die es abzulegen gilt.
Habe Respekt für dein eigenes System.
Du musst nichts neues erfinden. Wenn Ordner prima für dich funktionieren, musst du jetzt nicht Hängeregister einführen.
Wichtig ist, dass du wieder eine Grundstruktur hast.
Arbeite mit Farben zur besseren Unterscheidung.
Lege vorne ein Register an, damit auch deine Familie sofort auf einen Blick sieht, wo was ist.

PRO TIPP

Kläre dein Rentenkonto. Das geht auch Online. Danach kannst du schon mal einen Haufen Papier entsorgen.

 

 

Papier ausdrucken:
Überlege genau, ob du was wirklich ausdrucken musst. Stichwort Nachhaltigkeit. Außerdem: Je mehr Papier, desto mehr Unordnung.
Mach dir klar: Ich halte hier ein feines Stück Baum = Natur in den Händen.
Außerdem: Je mehr Papier, desto mehr Unordnung.

  • Scanne so viel ein wie möglich und entsorge dann das Papier, sofern du es nicht zwingend aufbewahren musst. Dann brauchst du es auch gar nicht erst einscannen.
  • Trage dir einen festen Wochentag, mit Uhrzeit, in deinen Kalender ein, um regelmäßig den Eingangskorb abzuarbeiten, deine Ablage zu machen und Ordnung zu schaffen.
  • Bei deiner täglichen Arbeit sollte sich auf deinem Schreibtisch nur das befinden, was du auch regelmäßig benutzt.
    Alles andere kannst du in Schubladen, Ordnern, Boxen oder Mappen verstauen.

Etabliere eine regelmäßige Routine
Trage dir einen festen Wochentag mit Uhrzeit in den Kalender ein, um regelmäßig den Eingangskorb abzuarbeiten, deine Ablage bzw Buchhaltung zu machen und Ordnung zu schaffen.

Bei deiner täglichen Arbeit sollte sich auf deinem Schreibtisch nur das befinden, was du auch regelmäßig benutzt. Alles andere kannst du in Schubladen, Ordnern, Boxen oder Mappen verstauen.

 

Weitere TIPPS:

  • Beschränke dich täglich möglichst auf max. 3 To-Do Projekte, damit du die Übersicht behältst.
  • Nutze für deine To-Do‘s nur einen einzigen Block mit heraustrennbaren Seiten – Keine Post-it, keine Notizzettel!
  • Reiße erledigte Seiten aus deinem To-Do-Block raus und zerreisse ihn genüsslich. Very satisfying!
  • Schreibe deine To-Dos und Termine für den nächsten Tag auf eine neue Block-Seite.
  • Fasse jedes Papier möglichst nur einmal an (Ist nicht immer möglich).
  • Vermeide Stapelbildung. Wenn du dazu neigst, nutze ein geschlossenes Schubladensystem. Die Lade geht dann nicht mehr zu und du weißt, das es JETZT Zeit ist, Ablage zu machen.
  • Räume jeden Abend deinen Schreibtisch im Uhrzeigersinn auf – ist einfacher.
  • Lege alle Utensilien und Materialien zurück an ihren Platz.
  • Lege täglich alles an Papieren/Dokumenten ab, was abgelegt werden kann.
  • Lege dir nur genau die Unterlagen bereit, die du für den nächsten Tag benötigst.

Sei geduldig mit dir!

Ein jahrelang überquellender, vollgestapelter Schreibtisch und sehr chaotisches Büro mit viel unerledigtem Papier, benötigt Zeit, um wieder in Ordnung gebracht zu werden!

Ist dir das Chaos bereits über den Kopf gewachsen?

Das Finanzamt oder Gläubiger sitzen dir schon im Nacken?
Die Mahnungen stapeln sich?
Dann ist es an der Zeit, dir bitte professionelle Unterstützung zu holen, anstatt weiterhin mit schlechtem Gewissen und einem belastenden Gefühl rumzulaufen.
Mein ClearOffice Paket ist dafür bestens geeignet.

Feedback einer Kundin, mit der ich gerade das Arbeitszimmer aufgeräumt habe:
👍 danke 😘…. ich bleib dran ….bei allen Tipps – ich kann nur noch danke danke danke sagen, mich über Deine wertvolle Arbeit mit mir freuen 👏🏼…..Lg bis bald 🥰

 


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